Par Laure Pouget, Conseillère Principale, Conseil en gestion
D’après une étude réalisée par Microsoft en mars 2021, 73% des employés souhaitent continuer à pouvoir faire du télétravail de manière flexible et 66% des gestionnaires indiquent que leur entreprise envisage de transformer leurs locaux pour s’adapter à un mode de travail hybride[1]. Celui-ci permettra d’alterner les jours au bureau et les jours en télétravail, ce que de nombreuses entreprises au Québec envisagent de mettre en place en 2022.
Pour s’adapter à ce nouveau mode de travail, Microsoft va bientôt proposer une nouvelle plateforme dédiée à l’expérience employé : Microsoft Viva. Elle permettra aux entreprises d’informer, d’impliquer et de créer des liens entre leurs employés. Mais concrètement, qu’est-ce que Viva va apporter à notre quotidien ? Et en quoi cette nouvelle plateforme va-t-elle faciliter le travail en mode hybride ?
Qu’est-ce que Microsoft Viva ?
Microsoft Viva est composée de quatre fonctionnalités :
- Viva Learning, une plateforme d’apprentissage ou LMS (Learning Management System) qui regroupera toutes les ressources de formation offertes par Microsoft ou par des partenaires tiers,
- Viva Insights, qui permettra aux employés de prendre connaissance de leurs habitudes de travail et d’obtenir des conseils pour améliorer leur bien-être,
- Viva Topics, une vitrine sur l’expertise et le contenu de l’entreprise, organisée de manière similaire à Wikipédia,
- Viva Connections, offre un point d’accès unique vers l’ensemble des communications et documents internes de l’entreprise, sous la forme d’un portail intranet clé en main.
Ces quatre fonctionnalités sont directement intégrées dans Microsoft Teams, qui se situe au cœur de l’entreprise numérique et du travail quotidien de millions d’utilisateurs.
C’est d’ailleurs, ce qui fait l’essence de Viva : réunir des fonctionnalités jusqu’à présent disséminées dans l’intranet, les outils RH, les bibliothèques de documents, les plateformes d’apprentissage… pour les mettre à la portée de tous les employés, dans un outil qu’ils utilisent au quotidien et accessible en mobilité.
Basé sur l’intelligence artificielle, Viva Topics offre une vitrine sur le contenu produit par l’entreprise, ainsi que des recommandations personnalisées pour chaque employé(e) [2]
Qu’est-ce que Viva va apporter au travail en mode hybride ?
Chaque fonctionnalité de Viva apporte des outils permettant de faciliter et d’améliorer l’expérience des employés travaillant en mode hybride :
- Viva Learning rend l’autoformation et la formation à distance plus facile que jamais en proposant un outil dédié. Les utilisateurs peuvent rechercher des formations pertinentes pour leur poste ou leurs centres d’intérêt. Les gestionnaires peuvent également attribuer une séance de formations à leurs collaborateurs. Le contenu est issu de Microsoft Learning ou LinkedIn Learning, mais il peut aussi provenir de plusieurs prestataires tiers.
- Viva Insights a pour objectif d’améliorer le bien-être au travail des employés. L’outil propose de prendre connaissance, de manière confidentielle, de ses habitudes de travail personnelles : heures de travail, temps passé en réunion… Il donne également des recommandations pour améliorer l’équilibre travail/vie privée ou élargir son réseau, ce qui peut être difficile en travaillant en mode hybride.
Enfin, du point de vue des gestionnaires, Viva Insights permet d’évaluer à distance l’ambiance du lieu de travail ou la santé mentale globale de leur équipe afin de procéder aux changements nécessaires.
Viva Insights propose des recommandations pour améliorer son bien-être au travail et permet aux gestionnaires de prendre le pouls de leur équipe [3]
- L’ambition de Viva Topics est de centraliser et faciliter l’accès à l’ensemble de l’information produite par l’entreprise. Basé sur l’intelligence artificielle, il identifie, traite et organise automatiquement tout le contenu disponible.
L’outil présente ensuite le contenu sous forme de pages similaires à Wikipédia, dans lesquelles il est possible d’accéder facilement à l’information recherchée. Il propose également d’identifier et de contacter les employés experts sur tel ou tel sujet, afin de pouvoir obtenir de l’aide, des conseils ou simplement de faire connaissance avec un collègue.
- Enfin, Viva Connections propose un intranet clé en main basé sur Sharepoint Online. Cette fonctionnalité n’est pas tout à fait nouvelle, mais Viva apporte l’intégration avec Teams et met en avant l’intranet sur mobile. Viva Connections permet de promouvoir l’image de marque de l’entreprise et les communications internes, afin d’améliorer l’implication et l’adhésion des employés, qui peuvent parfois être difficiles à entretenir dans un contexte de travail hybride.
Toutes ces fonctionnalités vont permettre à Microsoft Viva d’améliorer l’expérience des employés travaillant en mode hybride. En apportant des informations et des connaissances clés pour chaque employé dans Teams, un outil qu’ils utilisent au quotidien, Viva va permettre à chacun de développer ses connaissances, d’améliorer son bien-être, d’élargir son réseau ou de mieux connaître et apprécier son entreprise.
[1] Source : The Next Great Disruption Is Hybrid Work—Are We Ready? (microsoft.com)
[2] Source : Microsoft Viva Topics – Microsoft Tech Community Resource Center
[3] Source : Meet Microsoft Viva – Your new employee experience – HANDS ON Teams (handsontek.net)
