Par Marie-José Lesage, Directrice principale, Conseil en gestion
Pourquoi, encore aujourd’hui, fait-on face à des échecs en gestion de projets à différents niveaux : budgets, échéances, envergure, etc? Ce dont je vais vous parler peut s’appliquer à n’importe quel contexte, que ce soit dans votre vie professionnelle ou dans votre vie personnelle.
La gestion des attentes
Selon moi la gestion de projets est d’abord et avant tout une gestion des attentes. Combien de fois ai-je entendu dans des conférences, à quel point il était important de gérer les attentes sans que je comprenne pourquoi on mettait tant d’importance sur cet aspect alors qu’à mes yeux, tous les aspects de la gestion de projets étaient importants.
Aujourd’hui, avec tout le recul que j’ai sur mes expériences et je dirais même, ma vie personnelle, la raison première des succès obtenus repose d’abord et avant tout sur le fait que j’ai réussi à gérer les attentes des gens qui étaient impliqués dans mes projets. Oui, bien sûr, il y a tout ce qui compose la gestion de projets, c’est-à-dire le processus de gestion et les procédures s’y rattachant avec tous les livrables de gestion, mais tout ce processus contribue, entre autres, à gérer les attentes.
Dans un projet, les divergences entre le client et l’équipe TI, couplé à l’apparition de nouveaux besoins en cours de projet, sont inévitables. Il faut donc être constamment en contact avec son client et le tenir au courant, avec jugement, des variations à l’intérieur du projet et pour se faire, vous vous devez d’être le complice de votre client.
La clé du succès
Plus vous investirez temps et argent au début du projet, que ce soit dans la clarification des objectifs visés ou dans l’expression des besoins d’affaires et la conception de la solution, plus le niveau de précision apportée à la définition des caractéristiques et de ses exigences sera adéquat et influencera positivement ce que vous avez prévu en début de projet et votre budget initial. Par la suite, c’est une question de priorités qu’il faut gérer rigoureusement avec tous les intervenants; celle-ci sera d’autant plus facile si vous avez instauré une belle complicité entre le Client et les équipes TI.
La communication
Et oui, encore la communication. Combien de fois et dans combien de conférences a-t-on mentionné et mis l’accent sur le mot « communication »? On le sait, celle-ci est importante et on s’y applique parce qu’on nous le répète sans cesse. En fait, il faut rapidement comprendre le processus décisionnel formel et informel et connaître les décideurs et leur profil.
Vos responsabilités
Toutes les attentes, initiales et à venir, doivent être analysées et priorisées. Il en est de votre responsabilité. Vous n’êtes pas à l’abris que des idées nouvelles interviennent en cours de projet. Vous ne devez pas les ignorer et être à l’écoute de votre client, afin de prendre en considération ses nouveaux besoins tout en mesurant l’impact que ceux-ci peuvent avoir et ainsi prioriser les tâches.
En conclusion
La gestion des attentes, c’est votre valeur ajoutée ! Restez concentré sur cet élément essentiel de la gestion de projets et ne vous laissez pas distraire par la complexité de certaines situations.
Bonnes chances !