Gestion du contenu: point de départ de la transformation numérique?

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Par Laure Pouget

La transformation numérique est au centre des préoccupations de Larochelle et de ses clients : comment utiliser les technologies les plus récentes pour faciliter la collaboration en entreprise, valoriser les employés, susciter l’intérêt des clients et optimiser les opérations simultanément?

En matière de gestion du contenu, un grand pas a déjà été accompli : la numérisation de l’information. La plupart des entreprises sont parvenues à transformer leurs documents papier coûteux et peu pratiques en documents électroniques efficacement classés et partagés dans des solutions de gestion électronique des documents (GED).

Cependant, une seconde étape reste encore à accomplir : la transformation numérique du contenu. Il s’agit maintenant d’afficher l’information de manière complète et contextualisée, aux personnes qui en ont besoin, au moment où ils en ont besoin, sur les supports adéquats et en leur fournissant tous les outils nécessaires pour accomplir leurs tâches. Mais comment réussir ce nouveau défi ?

 

Une information réunifiée

 

La gestion de contenu actuelle est divisée en silos : partages de fichiers, Cloud, solutions GED (souvent plusieurs pour une même entreprise), courriels, pièces jointes… Chacune de ces sources peut contenir du contenu pertinent, voire vital pour l’entreprise ! La transformation numérique du contenu doit donc casser ces silos : il s’agit de capturer l’information issue de chaque source et de la réunifier au sein d’un affichage unique et agréable pour l’utilisateur (dashboard, calendrier…).

De plus, de nombreuses informations sont totalement ignorées par les systèmes de gestion de contenu actuels : les informations non structurées, dont il n’est pas possible d’extraire des données précises facilement. Il peut s’agir de courriels, de contenu issu des réseaux sociaux, de vidéos, d’images, d’enregistrement de conversations téléphoniques… La transformation numérique doit permettre de capturer efficacement cette information, de la déchiffrer et de la classer automatiquement.

L’exemple le plus pertinent pour illustrer ces deux points est le site Google Maps : il contient une vaste quantité d’information issue de sources différentes (cartes géographiques, données satellites, prises de vues Google Street View, photos et avis de touristes issus des réseaux sociaux). Cette information est correctement capturée, y compris s’il s’agit d’information non structurée, et elle est affichée de manière contextualisée, agréable et facile à trouver pour l’utilisateur final.

Des procédés métiers simplifiés

 

Mais le système numérique ne doit pas se contenter d’afficher seulement l’information : il doit aussi faciliter le travail quotidien et la collaboration des employés de l’entreprise. Une étude américaine récente a montré que la gestion des factures au format papier est en moyenne de 12.90 $US par facture. En effet, la facture est d’abord scannée, puis envoyée par courriel. À la réception du courriel, un opérateur est chargé de saisir les informations contenues dans une solution électronique. Ces informations sont ensuite vérifiées, puis la facture est approuvée et le paiement est déclenché. La facture est finalement classée puis archivée. Toutes ces opérations sont manuelles, ce qui explique le coût élevé de traitement pour chaque facture.

Imaginons maintenant le même traitement effectué par une solution numérique. La facture scannée est automatiquement analysée par le système qui en extrait les informations importantes. La solution détecte également les erreurs de saisie et peut contacter le fournisseur en cas de problème. Une fois toutes les données correctement saisies, le système peut les compiler dans un courriel envoyé à la personne chargée de contrôler les paiements. Cette personne a juste à cliquer sur des boutons « approuver » ou « refuser » directement présents dans le corps du courriel, sans avoir à ouvrir d’application supplémentaire. Une fois la facture approuvée, le système est capable d’enclencher automatiquement le paiement, puis de classer correctement la facture et de l’archiver lorsqu’elle n’est plus utile. Si, au contraire, la facture est refusée, le système peut notifier les collaborateurs concernés pour les informer de la raison du refus et faire en sorte que la facture soit approuvée par la suite.

Les avantages apportés par la transformation numérique dans le cas de la gestion des factures sont très nombreux :

  • Temps de traitement des factures accéléré,
  • Gestion automatique des erreurs et des refus,
  • Meilleure application des règles et procédures métiers,
  • Protection contre la fraude,
  • Coût de gestion diminué,
  • Meilleure visibilité pour les clients et les fournisseurs sur le statut de la facture,
  • Capture et archivage automatique de données clés.

Enfin, comme l’approbation de la facture se fait uniquement par courriel, l’utilisateur n’a pas besoin d’être à son poste de travail pour prendre sa décision. Il peut utiliser un support mobile tel qu’un téléphone intelligent ou une tablette, il peut être en déplacement ou en télétravail depuis son domicile… Cette mobilité lui apporte une souplesse qui devient indispensable dans les entreprises aujourd’hui. La transformation numérique du contenu doit donc tenir compte des enjeux de la mobilité et savoir s’adapter aux différents dispositifs et canaux d’accès à l’information.

Le point de départ d’une transformation à plus grande échelle

 

Une transformation numérique du contenu réussie se résume en quatre points. Elle doit permettre :

  • De créer, gérer et optimiser l’expérience utilisateur en réunifiant l’information issue de sources différentes au sein d’un affichage unique et agréable,
  • De faciliter la collaboration agile et l’innovation en permettant de visualiser l’information accompagnée de tout son contexte,
  • D’augmenter l’efficacité en associant le contenu aux processus métiers et en automatisant ces derniers,
  • De rendre l’information accessible partout, et adaptable aux différents dispositifs mobiles.

Une meilleure gestion du contenu libère donc du temps et de l’argent, et permet d’innover pour aller vers une transformation numérique à l’échelle de l’entreprise : pouvons-nous améliorer de la même manière l’expérience client, la gestion des opérations ou encore mettre en valeur notre savoir-faire et nos employés ? Qu’en pensez-vous ?

 

Sources

https://www.concur.com/sites/default/files/special_report_the_true_costs_of_paper-based_invoice_processing_and_disbursements.pdf

https://www.digitalistmag.com/cio-knowledge/2017/11/14/content-management-the-surprisingly-obvious-starting-point-for-digital-transformation-05510276

http://www.stantive.com/Rethinking-the-Digital-Experience-How-Content-Management-Fuels-Transformation

http://blog.onbase.com/digital-transformation/aiim17-digital-transformation-your-content-in-disguise/