Gestion de contenu d’entreprise

Vous devez gérer une montagne d’information importante, mais non structurée

Les entreprises modernes dépendent de plus en plus d’une information juste et précise. Une grande part de celle-ci, presque 85 %, est qualifiée de non structurée. Ceci inclut des fichiers de traitement de texte, des graphiques, du contenu Web, des feuilles de calcul, des courriels et autres fichiers électroniques utilisés dans la gestion des affaires quotidiennes. Le volume de ce type d’information est énorme et croît de manière exponentielle. Il est donc essentiel de trouver une façon de la gérer.

La Gestion du contenu d’entreprise (GCE) fait référence à des outils spécialisés vous permettant d’améliorer les processus d’affaires au quotidien, d’accroître l’efficacité de l’entreprise et de contrôler votre actif informationnel de façon simple et organisée. Toute entreprise soucieuse d’améliorer son service à la clientèle tout en réduisant ses coûts devrait considérer la GCE. C’est indispensable.

Seulement, la GCE doit être implantée adéquatement. Il ne suffit pas d’ajouter séparément des outils comme l’intranet, la gestion de documents ou bien encore l’archivage. Vous ne voulez pas vous retrouver avec un partenaire qui n’a pas une vue d’ensemble de la gestion de contenu d’entreprise. De nos jours, ceci ne vous mènera nulle part.

Un préalable pour vos objectifs d’affaires aujourd’hui et pour l’avenir

Nous envisageons la GCE d’un point de vue stratégique et global. Notre approche suit les directives de l’AIIM et se veut une stratégie continue et évolutive permettant d’utiliser avec succès l’information non structurée.

Lorsque nous travaillons de concert avec vous pour mettre en place la GCE, nous abordons le problème avec une approche en deux volets. D’abord, le volet stratégique qui définit les éléments d’architecture corporative, complété par un volet tactique qui implémente les services de GCE en projets successifs, tel que nécessaire et au moment opportun. Non seulement vous obtenez des résultats à très court terme, mais vous évitez les frustrations associées aux solutions exagérément exhaustives. Il s’agit d’une approche optimale vous permettant d’atteindre rapidement un niveau de maturité en gestion de l’information élevé tout en bénéficiant d’ajustements concrets émanant des projets successifs.

Avec vous, nous allons bâtir un calendrier de mise en œuvre logique structuré en quatre étapes garante de succès : un plan stratégique GCE, une étude coûts/bénéfices, une définition de l’architecture d’information et de système, et un premier projet sectoriel permettant de valider l’approche stratégique. Il s’agit d’une méthode rétroactive qui améliore la qualité, gère le changement, et cerne la valeur apportée par votre investissement.

Une solution gagnante nécessite un processus complet

Nous voyons la GCE du point de vue de ce qu’elle peut apporter à une entreprise dynamique, puisqu’elle est utilisée pour tirer plein profit d’un de vos actifs clé : l’information. Et ceci est aussi vital à votre réussite en affaires que vos employés, votre capital, vos produits ou services. Non seulement elle améliore la prestation de service, mais elle aide également à contrôler les coûts.

Les approches isolées, comme celles qui vous aident seulement à gérer les documents et à conserver les fichiers, ne peuvent pas résoudre votre problème. Le volume de votre information non structurée ne fera que s’accroître et vous devrez tout de même y faire face dans le futur. De plus, ces approches ne procurent aucune valeur pour votre entreprise et ne sont pas basées sur une vision stratégique. En comparaison, nous examinons et considérons toutes les composantes nécessaires :

- Gestion des documents
- Recherche et découverte
- Gestion des processus d’affaires
- Gestion des fichiers et rétention
- Formulaires électroniques
- Gestion des courriels
- Gestion du contenu Web
- Gestion des capitaux électroniques
- Composition
- Collaboration
- Traitement de l’image

Larochelle Groupe Conseil : le partenaire qui vous aide à confronter et contrôler le contenu

Nous allons intervenir pour vous aider à gérer l’énorme quantité d’information que vous traitez aujourd’hui. Et nous allons implanter un plan stratégique de qualité pour gérer la complexité d’un processus informationnel en constante évolution. Enfin, vous verrez que la GCE peut générer une valeur pour vos affaires.

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