Mandats
Gestion de contenu d’entreprise
Refonte d’un intranet
Dans ce mandat, notre client avait entrepris une importante réflexion dans le but de remplacer son intranet qui n’était plus à jour et qui présentait de nombreuses limitations fonctionnelles, dont le manque d’ergonomie. Cet intranet existait depuis dix ans, et sa technologie n’était plus supportée. Enfin, la mise en place du logiciel SharePoint était une véritable occasion de refonte de tout le système.
Les experts de Larochelle ont fait l’analyse préliminaire pour saisir la portée du projet. Il fallait définir les fonctions à développer, le contenu de chaque page de l’intranet, la maquette filaire du site, le budget et l’échéancier de réalisation. C’est à partir de notre analyse que l’entreprise a décidé de poursuivre le projet et de se doter du budget en conséquence.
Dans un deuxième temps, nous avons fait l’analyse fonctionnelle qui a permis de définir précisément la solution qui a servi d’intranet à l’équipe de développement. Notre analyse comprenait la présentation et l’ergonomie, les sites SharePoint ainsi que le détail de ces pages, les groupes de sécurité et les interfaces liées à d’autres systèmes.
Durant la mise en œuvre qui a duré six mois, nos conseillers ont effectué le transfert de connaissances auprès de l’équipe des TI. Ils ont mis en place les meilleures pratiques en matière de développement ainsi que le contrôle et la préparation dans un environnement SharePoint.
Le mandat s’est déroulé en trois phases. Dans un premier temps, nous avons installé le contenu du site et avons renseigné l’ensemble des pages et des listes de l’intranet. Par la suite, nous avons effectué la vérification du site et procédé à son lancement officiel. Tout cela dans l’environnement SharePoint Moss 2007.
Nos défis
Lors de ce mandat, les défis de Larochelle étaient de répondre aux besoins en constante évolution au cours du développement. Ce défi a démontré notre capacité d’adaptation. Nous avions à assurer le transfert de connaissances sans remettre en cause la planification initiale.
La plus-value Larochelle
Nous avons fait valoir notre capacité à livrer des solutions intranet de qualité et notre maîtrise de la technologie et du développement SharePoint. Nous avons clairement démontré notre compétence dans le cadre de projets où il faut effectuer un transfert de connaissances.
Cadre de gouvernance en gestion de contenu d’entreprise
Notre client, une grande entreprise québécoise, avait décidé d’utiliser les technologies Documentum pour gérer l’ensemble de ses documents électroniques. Larochelle avait comme mandat de définir le cadre de gouvernance.
En collaboration avec la direction chargée de la gestion intégrée des documents, nos spécialistes ont livré un document qui allait encadrer les déploiements de cette plateforme.
Nous avons d’abord défini la politique de gestion de contenu d’entreprise (GCE). Cette politique fournit un cadre de gouvernance favorisant une gestion cohérente de l’information en accord avec les besoins de la clientèle et des unités d’affaires.
Nous avons ensuite précisé la portée de la GCE afin de déterminer l’envergure du système GCE. Cela a permis de déterminer les objectifs de la GCE en précisant les buts recherchés et le contexte de réalisation. Nous avons aussi clairement défini la portée de la GCE en fonction de quatre axes :
- le type d’information pris en compte par la GCE;
- la définition des processus supportés par la GCE et regroupés en quatre grandes familles : le processus d’affaires structuré, le processus administratif structuré, le processus de collaboration et le processus informel;
- la portée fonctionnelle de la GCE;
- les unités d’affaires qui doivent utiliser la GCE.
Pour nous assurer de maintenir l’efficacité du système à long terme, nous avons précisé les rôles, les compétences et les responsabilités de chaque membre ou groupe de l’équipe chargée de la gestion de l’actif documentaire. Ce document a ensuite servi de référence.
Nous avons déterminé les règles d’affaires qui indiquent la façon dont les documents sont gérés ainsi que la manière dont le système GCE est utilisé. Ces règles mettent en œuvre la politique GCE de l’entreprise.
Par ailleurs, nous avons établi les principes directeurs qui fournissent un cadre de référence aux équipes d’architecture et aux équipes de projets qui réaliseront les différents déploiements de la solution GCE. Trois aspects y sont abordés :
- les besoins des utilisateurs qui s’appliquent à tous les projets et à tous les outils;
- les principes de la phase de déploiement;
- les principes de l’organisation du support offert aux utilisateurs des outils GCE.
Nous avons expliqué au client la marche à suivre pour élaborer un plan de communication et un plan de formation du projet.
Finalement, pour nous assurer de la qualité du processus, nous avons documenté la démarche, les responsabilités et les activités liées à l'assurance de la qualité dans le système GCE. Nous avons également établi les principaux indicateurs qui doivent être analysés régulièrement ainsi que les actions qui en découlent.
Nos défis
Dans ce mandat, les défis de Larochelle étaient de tenir compte des particularités de l’entreprise. Celle-ci avait plusieurs filiales et de très nombreuses vice-présidences dans des domaines d’affaires différents. Nous devions par ailleurs tenir compte de la gestion de plusieurs équipes de TI appartenant aux différentes filiales. Nous devions enfin proposer une solution générale d’entreprise.
La plus-value Larochelle
Nous avons fait valoir notre capacité d’intervention stratégique en gestion de contenu d’entreprise et en gestion de comptes d’envergure. Nous avons clairement démontré notre compétence et notre expertise dans la gouvernance GCE.
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