L’employé au cœur de la transformation numérique

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Par Laure Pouget, conseillère pour le centre d’excellence Intégration Collaboration.

Déjà évoquée dans un précédent article, la transformation numérique consiste à numériser les processus et les données des entreprises de manière globale et en adoptant les technologies les plus récentes. L’objectif final est d’améliorer le partage de l’information et la collaboration au sein de l’entreprise.

L’employé doit donc être au cœur du dispositif de transformation numérique : comment faire en sorte qu’il comprenne, s’approprie et même apprécie les changements apportés à son travail quotidien ? Différentes stratégies peuvent être mises en place pour acquérir l’adhésion des employés. Petit tour d’horizon :

1.    Communiquer

La communication est ce qui contribue le plus au succès d’une transformation numérique : les entreprises où les dirigeants partagent les objectifs et l’avancement de la transformation digitale avec l’ensemble de leurs salariés ont 8 fois plus de chance de réussir. L’idéal est de résumer toutes les informations en quelques courtes phrases pour faciliter leur transmission par les réseaux sociaux et le bouche-à-oreille.

2.    Donner un sens

Chaque entreprise possède des valeurs qui définissent leur identité et qui parlent à leurs salariés. La transformation numérique doit également s’inscrire dans ces valeurs pour devenir partie intégrante de l’entreprise. Ainsi, les employés accepteront plus facilement les changements apportés qui appuient certaines valeurs telles que l’innovation, la collaboration ou le partage dans leur travail quotidien.

3.    Définir des rôles

Alors que les cadres dirigeants comprendront facilement leur rôle dans le processus de transformation, de nombreux employés auront du mal à voir où est leur place. Il est donc très important de définir des rôles clairs pour les employés de tous les niveaux pour les préparer aux changements apportés par la transformation numérique. Les rôles peuvent aller de la personne chargée de saisir les factures à l’administrateur système en passant par le responsable des documents légaux par exemple.

4.    Créer un dialogue

Une fois les rôles définis, il faut créer un dialogue entre tous les acteurs de la transformation digitale: les salariés de tous les niveaux, l’équipe TI et les dirigeants de l’entreprise doivent collaborer pour échanger sur leurs objectifs et leurs besoins. Les employés accepteront d’autant plus facilement les changements qu’ils auront pris part aux décisions, et comprendront les choix des dirigeants.

5.    Permettre la collaboration

Qui dit dialogue, dit collaboration. D’après Jim DuBois, ancien CIO (Chief Information Officer) chez Microsoft, « les connaissances et les solutions existent dans toutes infrastructures, elles attendent juste d’être trouvées ». C’est avec cette idée que Microsoft a créé Dynamics 365, qui est à la fois une solution CRM, ERP et BI pour permettre à tous les intervenants d’un projet de partager les mêmes informations d’un bout à l’autre de la chaîne décisionnelle. Utilisé par plus de 40 000 entreprises, Microsoft Dynamics contribue à améliorer significativement la satisfaction des employés et des clients.

6.    Avoir un plan de formation

Selon une étude de l’Université de Munich, 64 % des entreprises reconnaissent que leurs employés n’ont pas les compétences requises pour évoluer avec la transformation numérique. Pourtant, seulement 16 % de ces dernières ont un plan d’action à cet égard. « Il y a un malaise mondial. Les entreprises doivent se transformer, mais plusieurs se mettent la tête dans le sable en se disant que les employés apprendront par eux-mêmes », affirme Marie-Pier St-Hilaire. Cette dernière a animé une conférence sur la transformation humaine à l’ère du numérique lors du salonConnexion à Montréal le mois dernier. Un plan de formation avec des étapes précises et des objectifs réalisables est donc indispensable pour réussir sa transformation numérique.

7.    Adopter de nouvelles méthodes de formation

Par ailleurs, de nouvelles méthodes de formation ont été mises en place récemment, souvent avec d’excellents résultats. Par exemple, une étude récente a montré que l’apprentissage en ligne requiert 40% à 60% moins de temps pour l’employé. En effet, il permet d’apprendre à son propre rythme et de consulter au besoin les cours. Un autre exemple est celui de Tesco, qui a mis en place un jeu en ligne pour apprendre à ses salariés à réagir en cas d’incendie. Très apprécié, ce modèle de formation a permis d’obtenir un fort engagement de la part des employés.

Lorsque l’on se lance dans un processus de transformation numérique, il est très important de se concentrer d’abord sur les individus (dirigeants, salariés, clients) avant de réfléchir aux technologies à mettre en place. Les employés en particulier sont à placer au cœur des décisions stratégiques : la manière dont ils vont s’engager dans la transformation digitale et adopter les changements est un facteur de succès déterminant.

Les méthodes citées ci-dessus peuvent être résumées en trois bonnes pratiques indispensables pour acquérir l’adhésion des employés :

  1. Communiquer régulièrement et de manière claire,
  2. Être à l’écoute des idées et commentaires de tous les acteurs de la transformation,
  3. Planifier soigneusement la formation aux nouveaux outils.