Réussir le transfert de vos documents dans un système GED

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Effectuer le transfert de millions de documents à classifier vers un système de gestion électronique de documents (GED) tel que SharePoint peut être un travail assez lassant et qui ne gagne rarement la première place dans les priorités.

Néanmoins, j’aimerais vous proposer quelques stratégies pour faciliter l’exercice, particulièrement si vous devez motiver d’autres personnes ou d’autres groupes à le faire.

Voici donc quatre stratégies pour réussir le transfert de vos documents dans un système GED.

Déterminer une échéance et y tenir fermement

La meilleure façon de faire durer un projet de transfert de documents, c’est de ne pas prévoir d’échéance. Si vos utilisateurs perçoivent qu’aucune conséquence ne viendra entraver leur travail documentaire, vous pouvez être assuré qu’ils attendront encore longtemps avant de les transférer. Alors mieux vaut fixer une échéance, ne pas la déplacer et prévoir des conséquences.

Si vous avez la chance que votre transfert de documents se fasse pour des raisons règlementaires, utilisez ce levier pour établir une date limite. C’est probablement votre meilleur atout. Dans le cas où vous n’avez pas de lois ou de règlements qui vous permettent de fixer une date limite, fixez-en tout de même une. Vous fixerez une échéance réaliste où vous aurez pris en compte les diverses situations et où les équipes sentiront que vous avez préparé toutes les étapes pour les accompagner.

Puis, précisez les conséquences. Voyez par exemple avec les équipes qui donnent les accès aux documents, comment vous pouvez procéder pour retirer progressivement les droits d’écriture, de lecture et puis des accès.
Ensuite, demeurez ferme et faites ce que vous avez prévu!

 

Proposer des procédures simples et les communiquer (et les communiquer encore)

Faites en sorte que vos utilisateurs n’aient que peu de raisons de ne pas utiliser vos procédures. Proposez des mécanismes simples et efficaces.

Pour ce faire, posez-vous ces questions: Quels sont les critères d’élimination ou de transfert? Comment pouvez-vous faciliter le déplacement par l’utilisation d’outils de transfert en lot? À quelles conditions?

En répondant à ces questions et documentant des marches à suivre que vous communiquerez ensuite, vous montrez à vos utilisateurs que le transfert est faisable et que vous avez pensé à eux pour les aider.

Ajustez, au besoin, ces procédures pour répondre aux enjeux de vos utilisateurs.

Ensuite utilisez tous les moyens possibles pour communiquer vos échéances et vos procédures en prévoyant des rappels au fur et à mesure que la date limite se rapproche. Ainsi personne ne pourra vous dire qu’il ne connaissait pas votre échéancier.

 

Vendre les bénéfices (et les démontrer) du transfert de vos documents

Dans vos communications, veillez à présenter les bénéfices qu’auront vos utilisateurs à déplacer leurs documents.

Selon la solution que vous aurez mise en place, ce sera la collaboration sur les documents, le suivi des versions ou l’échange de liens par courriel plutôt qu’une copie du document.

Peu importe les bénéfices que vous choisissez de mettre de l’avant, utilisez-les pour motiver vos utilisateurs.

Organisez des démonstrations qui s’appliquent à leur processus d’affaire et vous pourrez les inciter à transférer leurs documents plus rapidement.

 

Gérer les exceptions

Tout en étant ferme sur l’échéance et en prévoyant les situations par la préparation de procédures, il est possible que vous ayez des exceptions.

Assurez-vous que ce soient de véritables exceptions – par exemple, certains types de documents non compatibles – et déterminez un mécanisme pour les gérer.

Revoyez périodiquement ces exceptions pour vérifier qu’elles sont encore valides, et éliminez celles qui ne le sont plus.

 

En adaptant ces quatre stratégies à votre contexte, vous vous positionnez pour compléter rapidement le transfert de vos documents et faire en sorte que la majorité de vos utilisateurs utilisent la solution de gestion intégrée des documents dans un délai raisonnable.